【30雜誌】變身『超級情報王』,你必須養成的六個習慣!

發表人:江欣怡 發表時間:2007/9/28

趨勢大師大前研一正為了日本人情報力衰退而憂心,他認為伴隨而之的是日本的影響力逐漸下滑。情報力關乎國力、企業競爭力,當然,在你的職場能力中,更…

當日本趨勢大師大前研一,碰上已退休的奇異公司傳奇執行長傑克.威爾許(Jack Welch),他們都聊些什麼?
這兩人是認識二十年的老朋友,威爾許每次見到大前研一,總是急切的問:「研(大前研一的暱稱),有什麼新鮮事?」威爾許的意思是,「自從上次碰到你之後,你身上又發生什麼新事情?只要告訴我哪裡不同就好了。」如果大前研一回答:「和以前一樣」,一向直爽的威爾許就會略帶失望地說:「你都沒進步耶」,但若發現有新話題,威爾許就會馬上連珠砲似地追問。
大前研一在威爾許身上,見證了美國強盛的原因。
情報,關乎國力、企業競爭力
美國,為了維持世界第一強國的優勢,官方一年花費在情報上的預算,竟高達440億美元(約合1.45兆新台幣),這筆天文數字般的情報費,直逼台灣政府一年的總預算,或等於台積電五年的營收總和。
二次大戰之後,日本也曾經靠著傾全力吸收的情報,帶來經濟與國力快速茁壯的繁榮期。1967至1970年間,大前研一在麻省理工(MIT)進行研究,當時日本尚無班機直飛美國本土,但日本企業還是不辭勞苦地派人視察美國優秀企業MIT,大前研一常得擔任翻譯,跟著日本考察團在美國到處跑。他們把美國的每一寸都調查得清清楚楚,還把大量資料帶回日本,做成厚厚的報告,和全體社員分享最新情報。
大榮百貨創辦人中內功以及伊藤洋貨堂的伊藤雅俊,因為創辦了「天馬俱樂部」(Pegasus Club)研究團體,專門研究美國連鎖店的經營模式,才有這兩家日後躋身日本百大企業的零售公司出現。
然而令大前研一憂心的是,近年來日本卻愈來愈不重視情報,伴隨而之的是日本在全球的影響力,正節節下滑。
「日本人過去像海綿一樣吸收情報,現在的情報吸收力卻減退得不像話。」大前研一批評,「日本人的腦細胞完全萎縮了。」
情報力攸關國力、更關乎企業競爭力。
力求超越,人人必備情報力
《財星》雜誌五百大企業中,就有55%的企業,在制定企業策略時採用了競爭情報(Competitive Intelligence)做法,包括微軟、IBM、摩托羅拉等大企業,都設置了競爭情報的部門,隨時蒐集分析產業、產品資訊,並了解競爭對手正在做什麼。
全球頂尖軟體公司SAS執行長顧奈特(Jim Goodnight)指出,情報資料每年以倍數成長,不善加利用,等於浪費龐大財產。而資訊科技業的管理顧問龍頭埃森哲公司(Accenture)研究部主管哈里斯(Jeanne Harris)更發現,高績效表現的公司,擁有更好的情報分析力。
個人要在職場勝出,情報力也是重要因素。節目製作人王偉忠在電視圈三十年,他特別請了一位創意助理,每天早上綜合六、七份報紙、週刊、月刊,在電話裡講新聞給他聽,持續不間斷地大量吸收資訊,讓王偉忠能一週製作超過三十小時的綜藝節目。
《後李登輝時代風雲》一書作者長谷川慶太郎,原本是記者,但他靠著每天不斷觀察、大量閱讀,準確預言1973年第一次石油危機而聲名大噪,後來1979年的第二次石油危機、1991年的波灣戰爭爆發及柏林圍牆倒塌等撼動全球的重大事件,也被他一一言中,使他從日本一躍成為全球知名經濟評論家。
企業需要情報才能超越競爭對手,業務員需要知道客戶在哪,才能掌握市場,股市操盤手也需要大量資訊,才能研判金流走勢,職場上的一般工作者,也需具備情報力,才能在職場先聲奪人,掌握機先。
但情報究竟是什麼?又該如何強化個人的情報力?
情報是經驗、記憶力、分析能力的組合
早稻田大學商學院教授內田和成把情報分為三類,
第一種,是用Google等搜尋引擎、商用、媒體資料庫查到的資訊,這是任何人都查得到的情報;
第二種,是把自己的經驗或想法加到情報中的東西;
第三種則是直接與人談話或在現場看到、聽到,只有自己才知道的情報。

一言以蔽之,「情報跟資料不一樣的地方,就在於情報要有用處。」工研院創意中心主任室特助葉惠娟說。情報涉及的範圍有資料、資訊、知識三種,資料是一些紀錄或數據,經過整理、文字化、分類後的才能稱作資訊;至於將資訊經過比較、交談、與其他資訊產生關聯性時,資訊才能成為知識。
而這整個過程若再加上個人的經驗以及人脈網絡,就如同情報高手長谷川慶太郎所說,情報是經驗、記憶力與分析能力的組合
例如,過去日本麒麟啤酒九州的據點和北海道的據點,每天的販售數字毫不相干,但自從採用了一套共享營業情報的系統,這套系統蒐集了每天各據點的營業情報後,北海道據點可以看到九州據點的成功做法,把相關的疑問用Email與九州據點溝通,自其中抽取成功的關鍵點,增加自己的營業額。
所以,在情報構成的過程中,好的資訊蒐集工具是成功的要素。統一超商總經理徐重仁1995年花了10億元引進日本7-ELEVEN的情報分析功能POS(銷售時點)系統時,曾受到許多質疑,但引進後,徐重仁發現到:「情報如同車子的時速表,根據時速表,才能調整自己的速度。」這造就了統一超商在台灣流通業霸主的地位。
因此,要真正成為情報達人、找到對自己有價值的情報,你需要有大量閱讀資訊的經驗、對資訊的記憶力,以及分析這些資訊的能力,並且利用數位工具整合這些資訊內容,最後將它們分享出去,才是真正的情報力。
不過,要培養這樣的情報能力,變身為超級情報王,你需要養成六個習慣。
第一個習慣:主動蒐集,不要被動等待
大前研一就強調,「我絕不被動接受情報,都是自己主動汲取。」他會針對自己有興趣的「全球經濟」、「日本經濟」、「地方自治動向」等等,活用RSS(是寄送網站文章的標題與概要的發訊系統),從眾多來源蒐集情報。
ING安泰人壽業務襄理陳俐潔領導一個財經小組,每個禮拜報告上一週的全球金融大事,讓業務同仁能以最快速度獲得資訊;統一超商國際商情部也定期蒐集全球零售資訊、定期側錄日本節目,資料蒐集後,每週會發行兩次國際零售業情報,讓其他部門從中找尋銷售靈感。
懂得搶先抓住關鍵情報,就是掌握公司經營利潤,甚至存活的命脈,才能讓老闆不注意你都難。台北市專業祕書暨行政人員協會講師游美未便表示,要比老闆搶先一步,主動挖掘老闆或公司的需求,就是升遷的關鍵。
第二個習慣:隨時做好資料整理
資訊進門後,最初的功夫便是資料整理,這也是一般職場人創造自己情報力的下手點。
以名片管理來說,游美未建議,不妨將名片以產業類別如銀行、供應商、客戶、同業、朋友等不同方式做歸納,甚至可以把名片歸類為常聯絡與不常聯絡兩大類別,到了過年過節時,定期寄送卡片,人脈關係自然能夠維持。
而匯豐汽車超級業務員陳偉文在累積了一定數量的客戶後,便將這些客戶資料以電腦做整理,只要碰到客戶的旺季一過、購車需求到來,陳偉文登門拜訪,訂單自然就進門,這也是以資料整理為自己創造機會點的最好示範。
第三個習慣:對事物常保強烈好奇
有了大量資訊之後,應該如何將這些資訊變成情報,進而為自己或企業開創不一樣的格局?長谷川慶太郎認為:「培養情報力不可或缺的,首推強烈的好奇心。」
如果你對自己正在做的事畫地自限,甚至有「做到這裡就好了」的心態,很難進一步蒐集資訊,像長谷川慶太郎自己每年都會花上1000萬圓日幣(約台幣280萬元)的金額買書,而且,曾經身為記者的他,一碰到自己想不清楚的事情,就會登門求教受訪對象,原來無關連的資訊,就在這種好奇心驅使的過程中,慢慢出現了價值。
第四個習慣:親臨現場實地觀察
不過,光是有好奇心還不夠,為了能夠找出資訊是真是假,實地觀察是必要的工作,而這項特質對業務人員尤為重要。陳偉文為了擴大客戶群,常到賣場進行觀察,看賣場用的貨車是哪種廠牌,順便也跟貨車司機聊天,這一聊,通常就能得到有價值的情報。
而麒麟啤酒董事長荒蒔康一郎也是篤信到現場才能掌握情報的高手。他認為,如果只當情報是印刷出來、數位化的資料,那一定掌握不到問題,一碰到有不懂的事,就要每天到現場去盯,從早到晚觀察,而的確,荒蒔康一郎也從中掌握到潛藏的問題。
第五個習慣:與別人分享交流
情報的基礎,其實就是人脈,來自人的情報,才能稱得上是「活情報」。
對於情報分享的重要性,ING執行副總林順才有深刻體會,他剛開始準備考精算師執照時,前期採取單打獨鬥,卻效果不彰,尤其碰到考題很活、很深入,又與市場當前的狀況密切相關時,回答的內容,就沒辦法達到要求。
後來,慢慢認識一些考得比較好的人,他們對林順才說:「我們有一些 group(團體),除了分享考試情報以外,固定每一週,可能是星期六、星期天我們固定在一個地方,去讀一些東西,每一個人分享你的分析。」透過團體分享,每個人看到的角度,和別人看到的並不一樣,因而對這項議題的瞭解也會更廣。」
不過,與人分享情報之際,並不代表可完全接受別人的情報。
大前研一觀察到當前日本中間管理層的這群人,最大的問題就在於他們已經習慣被餵養答案,進入社會後,他們很自然地對媒體所傳達的資訊,囫圇吞棗地吸收,他指出,「這群人總是去背別人給的答案。報紙寫的、電視播的,他們都囫圇吞棗地吃掉。就像想不起前天傍晚吃了什麼一樣,他們的情報都是吃掉後就這樣又排出體外。」
第六個習慣:親手加工、思考
因為不完全信賴單一資訊,大前研一便發展出自己一套處理資訊的方法。他會在自己的腦中先建構出一個情報架,先做好整理情報的架子,等到一有新的資訊加入時,他就會把情報架裡的情報取出、合成,最後還會自問自答地說:「總之,這樣的情報表示……」而現在,在大前研一腦袋裡的情報架就有五、六十個,只要碰到任何人,腦中存放大量資料的他,都能馬上跟對方聊開來。
投資高手陳進郎每天在股市中進出,盤中、市場消息不斷出籠,資訊有真有假,有的會影響股價,有些則水波不興,陳進郎運用自己多年技術分析的經驗與所學來檢驗,與消息面的訊息相互參照佐證,並對照過去的歷史資料。一比對,自然成竹在胸,不容易被無意義的消息所誤導,也不至於錯過具有重大意涵的即時短訊,哪怕只有短短五十或一百字。
這種自行加工過、整理過,也由自己真正思考過的資訊,才稱得上是屬於你自己的情報。
你正把大部分時間虛擲在堆積粗糙的資料,還是精準而有效率地透過良好的分析與過濾,加工為有用的情報,甚至知識。這關係著你是下一位趨勢大師、執行長、成功的專業人士,或是,埋沒在資料洪流裡,永遠找不到出口。

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